МОСКВА +7 (499) 703-35-33 доб. 507 | СПб +7 (812) 309-06-71 доб. 155 Остальные регионы >>

Какие справки должны выдать при увольнении

пишут на листе ручкой

Прекращение трудовых отношений не означает, что взаимные обязанности между нанимателем и работником полностью утрачены и обнулены. Обе стороны должны соблюдать требования гражданского и трудового законодательства, в том числе и касающиеся обмена документацией. Право уволенного работника получить справки при увольнении оговорено в ст. 62 ТК РФ, но не всегда сам работник и его наниматель понимают разницу между ними и суть документов.

Для начала уточним некоторые особенности.

  1. Первое, что важно понять — это разделение справок по обязательному и заявительному принципу. В этом вопросе часто путаются и сами работодатели, и их бывшие сотрудники.
  2. Законодательно установлены сроки предоставления документов и периоды, в течение которых они сохраняют актуальность.
  3. Отраженные в бумагах данные касаются нескольких областей — это информация о полученных заработках, налоговых и пенсионных отчислениях, стаже работы и карьере в данной организации.
  4. При увольнении сотрудника по собственному желанию или по инициативе его нанимателя все предусмотренные ТК РФ справки предоставляются только бесплатно! Нет никаких оснований в отказе или выставлении условий для выдачи этих документов.

Широко известное заблуждение касается учета заработков и налогов — вопреки распространенному мнению, справка 2 НДФЛ при увольнении не входит в пакет обязательных к выдаче. Получить ее работник может, написав заявление или обратившись в бухгалтерию лично.

Закон устанавливает одно общее правило относительно сроков предоставления бумаг — они должны быть оформлены в течение трех рабочих дней и переданы лично, под расписку, или отправлены по почте и только заказным отправлением. Обязательно для всех нанимателей ведение журнала выдачи справок, в котором предусмотрена сквозная нумерация и необходимость указывать содержимое документа.

Справки и сведения обязательного и заявительного типа

Какие справки должны выдать при увольнении работника в обязательном порядке, обязан ли работодатель готовить и предоставлять часть информации без запроса?

Все справочные данные, которые предоставляются уволенному сотруднику, разделены на категории обязательных и заявительных. К первым относятся:

  • справки, содержащие информацию о суммах, которые были начислены работнику за два года до того, как наступил год увольнения;
  • справка о начисленных и уплаченных страховых взносах.

Это критически важная информация, от которой зависит будущая пенсия и возможность начисления надбавок, расчет размеров пенсионных выплат.

Вторая категория — документы, предоставляемые по заявительному принципу:

  • оформляемая в свободной форме справка о зарплате;
  • сведения о периоде работы в данной компании, у ИП, на предприятии, независимо от формы собственности;
  • уже упомянутая НДФЛ 2;
  • копии и выписки из трудовой книжки независимо от того, где она была оформлена впервые, и сколько человек проработал на данном предприятии;
  • копии документов, описывающих деятельность работника у данного нанимателя.

подпись документаДокументы и информация из второй категории имеют очень большое значение, несмотря на то, что не отнесены к обязательным, выдаваемым без обращения. Именно эти сведения чаще всего требуют посольства при оформлении виз, различные фонды, предоставляющие субсидии, банки при обращении за кредитами.

Законодательство не предусматривает ограничения сроков, в течение которых выдаются эти справки — их можно получить при увольнении, как уже было сказано выше, а можно обратиться за ними и после.

Проблема может возникнуть, если предприятие было ликвидировано, но решается она обращением в налоговые органы и фонды, куда отчислялись обязательные платежи.

Свободная и регламентированная форма и содержание справок

Существует два вида порядка оформления справочных сведений. В свободной форме составляются и выдаются при увольнении документы о сроках работы, доходах и налогах. Для таких справок всегда можно найти образец, который содержит информацию о сведениях и порядке заверения.

Страховые взносы — сведения и форма

Справку о начисленных страховых взносах работодатель обязан выдать на бланке утвержденной формы, как и ранее упомянутую справку о заработках за два года. Форма этих документов утверждена приказами Минтруда, и нарушение в порядке оформления не допускается. Еще раз отметим важный момент с точки зрения социальной и пенсионной защиты — за какой период делается расчет заработка!

Два года, но не последних два, а перед тем годом, когда работник увольняется. Сюда же вписывается и сумма доходов за текущий год. В п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ указано, что этот период может быть отсчитан “с момента обращения”, то есть, работник может затребовать такую справку не только в процессе увольнения.

Это важно для расчета размеров пенсий и пособий. В этом документе указывается сумма всех заработанных денег, включая премии, любые начисления и суммы, которые могут впоследствии повлиять на суммы пенсионных выплат. В законодательстве этот документ отнесен к категории влияющих на выплаты при нетрудоспособности и материнстве.

Сведения о доходах

Справка о доходах, которую часто требуют сторонние организации от банков до консульских отделов, имеет другой вид — она заполняется произвольно, но должна содержать определенную информацию. Туда вписывается весь доход за выбранный период, причем он может быть детализирован по месяцам. Обычно срок действия этого документа ограничен одним месяцем.

НДФЛ 2

Более сложный вариант — 2 НДФЛ включает в себя информацию о суммах налогов, но работодатель предоставляет информацию в том случае, если он выступал в роли налогового агента. Это означает, что бухгалтерия по месту работы вела учет не только заработной платы, но и налоговых платежей, которые переводила от имени работника.

Трудовой договор или оказание услуг

человек подписывает документыА теперь о еще одной важной тонкости законодательства в этой части. Существует несколько форм взаимодействия между работником и нанимателем. Законодательство не запрещает оформить эти отношения в виде “оказания услуг” одним лицом другому. При такой организации сотрудничества ситуация меняется — работодатель снимает часть ответственности, но может выступать в роли налогового агента и лица, отчисляющего ваши взносы в пенсионный фонд. Информация сохраняется в любом случае, и ее можно получить, направив заявление.

С формальной точки зрения это уже не найм на работу, поэтому круг взаимных обязанностей несколько изменяется. Работник, подписывающий договор на оказание услуг, должен понимать, что там могут быть не прописаны пункты об отчислениях налогов, и проконтролировать этот момент следует обязательно!

Что касается платежей в пенсионный фонд, то и в этом случае необходимо предоставить нанимателю СНИЛС для оформления и после окончания сотрудничества уточнить данные о внесенных платежах в пенсионном фонде. Оформление по договору такого рода переносит часть ответственности на вас, поэтому важно внимательно прочитать договор и уточнить эти особенности. Напоминаем, что любой договор, пункты которого нарушают действующие законы, признается “ничтожным”, не действующим.

Самое важное о справках

Завершая статью, хотим напомнить кадровикам, бухгалтерам, руководителям фирм и работникам, чьи взаимоотношения оформлены трудовым договором, что справки, выдаваемые при увольнении сотрудника, могут быть:

  • обязательными и заявительными;
  • содержащими информацию о доходах, заработной плате, периоде работы и отчислениях в бюджет и пенсионных фонды;
  • оформленными в соответствии с обязательной формой или в свободной форме;
  • содержащими сведения о работе с копиями приказов, записей и другими подробностями.

Работник должен получить обязательные документы из приведенного выше списка в течение трехдневного срока после увольнения лично или по почте, а все выданные документы должны быть занесены в журнал с указанием даты, номера (по сквозной нумерации) и содержания.

Остались вопросы? Проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 703-35-33 доб.507 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 309-06-71 доб.155 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 777-08-62 доб.132 — все регионы РФ.
Ссылка на основную публикацию